Dans le domaine des projets informatiques, développements ou contrats d’intégration, la signature d’un procès-verbal de réception est souvent perçue comme l’aboutissement du travail accompli. Cependant, il arrive que certaines fonctionnalités prévues au contrat ne révèlent leur véritable utilité ou leurs éventuels défauts qu’après une période d’utilisation prolongée. Comment gérer cette réalité dans le cadre contractuel et assurer la satisfaction de toutes les parties prenantes ?

1. Les limites des tests initiaux

Les tests réalisés avant la mise en production sont essentiels pour vérifier la conformité du produit aux spécifications. Néanmoins, ils ne peuvent pas toujours reproduire fidèlement les conditions d’utilisation réelles. Des fonctionnalités complexes ou innovantes peuvent nécessiter un temps d’adaptation ou révéler des comportements inattendus à long terme. En cas de litige, cette question pourra être examinée par les juges, comme le montre cet arrêt de la Cour d’appel de Douai (n° 09/0568511 avril 2011).

2. L’importance de l’expérience utilisateur sur la durée

L’expérience utilisateur ne se mesure pas uniquement à travers des tests techniques. Elle se construit au fil du temps, en fonction de l’interaction continue des utilisateurs avec le système. Des fonctionnalités peuvent sembler adéquates lors des premières utilisations, mais présenter des problèmes de performance, de convivialité ou d’efficacité après une période prolongée.

3. Intégrer des phases d’évaluation à long terme dans le contrat

Pour pallier cette difficulté, il est judicieux d’inclure dans le contrat des clauses prévoyant des phases d’évaluation à long terme. Cela peut prendre la forme de périodes de garantie étendues, de jalons post-déploiement ou de mécanismes de retour d’expérience permettant d’ajuster les fonctionnalités en fonction des besoins réels des utilisateurs.

4. Collaborer étroitement entre client et fournisseur

Une communication ouverte entre le client et le fournisseur est essentielle. En reconnaissant ensemble que certaines fonctionnalités ne peuvent être pleinement évaluées qu’à l’usage, ils peuvent instaurer un partenariat basé sur la confiance. Cela facilite la résolution proactive des problèmes et l’adaptation du produit aux attentes évolutives des utilisateurs.

Dans notre accompagnement d’entreprises prestataires ou utilisatrices de service, nous constatons que le procès-verbal de réception est un document qui est régulièrement négligé par l’une ou l’autre des parties. C’est pourtant un élément clé pour protéger les deux parties.

Si vous vous interrogez sur un procès-verbal de réception en tant qu’entreprise utilisatrice ou prestataire de service, nous pouvons vous accompagner.  Vous pouvez nous contacter ici.