Depuis la loi du 12 mai 2009, les bulletins de salaires électroniques sont licites. Cependant, pour une mise en œuvre concrète, cette dématérialisation a nécessité l’élaboration d’une norme qualité. La norme Afnor Z42-025 publiée le 4 mai, a pris effet le 27 mai 2011. Celle-ci propose une lecture pragmatique de la loi pour aider au développement d’un cadre fonctionnel et technique sécurisant pour tous. Néanmoins, des précautions sont à prendre pour ne pas ruiner les bénéfices escomptés.

• Les atouts du e-bulletin de paie

La dématérialisation permet aux entreprises de réaliser des économies non négligeables et réduit de fait l’impact environnemental.

Cela offre, aussi, des avantages tant à l’employeur qu’aux salariés. En effet, le stockage papier n’est plus un souci et la mise sous pli, l’expédition ou le traitement sont gérés par le prestataire. Cela permet donc une meilleure optimisation des infrastructures. S’y ajoute une conservation des données sur un support sécurisé et une interaction facilitée avec les tiers (URSAFF, banques).

Tout ceci a pour effet de faciliter la gestion des processus des ressources humaines. L’externalisation permettant ainsi de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Cependant, le passage au bulletin de salaire électronique est soumis à quelques contraintes qu’il faut prendre en compte.

• Les contraintes juridiques et fonctionnelles

L’article L3243-2 du code du travail prévoit que la remise du bulletin de salaire peut s’effectuer sous forme électronique, sous réserve d’avoir obtenu l’accord du salarié et que l’intégrité des données soit garantie.

En outre, la remise de bulletin de paie électronique suscite des problématiques relatives à la preuve de l’accord du salarié et de l’archivage numérique du bulletin par les deux parties.

Mais à ce jour les administrations ne sont pas tenues d’admettre ces bulletins de paie électronique, ce qui traduit une certaine méfiance des acteurs. La sécurisation des données est essentielle d’où des formalités auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés..

De plus, il faut que le bulletin de salaire dématérialisé soit conservé cinq ans par l’employeur. Pour le salarié, la durée est illimitée.

Enfin, le passage au tout numérique implique une phase de double diffusion (papier et électronique) en fonction des choix des salariés ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires et une gestion plus lourde.

• Les recommandations

Il faut veiller à recueillir l’accord exprès et préalable du salarié et développer une information claire sur ce système au sein de l’entreprise.

Enfin, pour garantir l’intégrité des documents, la norme Afnor Z42-025 prévoit le scellement numérique (hachage, signature numérique, horodatage) et les modalités de conservation des données dans un espace sécurisé, appelé en pratique « coffre-fort numérique ».