La dématérialisation est le passage d’un support papier à un support numérique. La dématérialisation des factures présente un attrait certain pour une entreprise. Gain de temps, sécurité, efficacité… sont les mots d’ordre de la dématérialisation.

Pour parvenir à ce Graal, le législateur français a transposé la directive européenne (2010-45 CE) relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée en ce qui concerne  les règles de facturation. Cette transposition facilite notamment le recours à la facture dématérialisée en assouplissant les techniques de dématérialisation acceptées par l’Administration fiscale.

L’article 289 du Code Général des Impôt (CGI) définit trois types de factures électroniques :

– Les factures par voie d’échange de données informatisées (EDI) (art. 289 VII-3 CGI) ;

– Les factures comportant une signature électronique certifiée (art. 289 VII-2 CGI) ;

– Les factures recourant à toute autre solution technique (art. 289 VII- 1 CGI) .

Les techniques de l’EDI et de la signature électronique sont largement détaillées par des cahiers des charges. Reste une question en suspens : quelle est donc cette autre solution technique annoncée par le législateur ?

Le législateur admet la dématérialisation de factures en échangeant des fichiers PDF,  sous réserve que l’émetteur de la facture (papier et/ou numérique) mette en place une « piste d’audit fiable ».

Ainsi, la piste d’audit fiable consiste pour l’émetteur de la facture à pouvoir retracer et justifier comptablement chaque étape, de la commande à la facturation, et inversement.

En pratique, la dématérialisation des factures implique pour l’entreprise de réaliser un audit de son processus actuel de facturation et de vérifier les fonctionnements du logiciel de comptabilité (s’il en existe un).

Des contrôles de la piste d’audit doivent être mis en place par l’entreprise dès lors qu’un processus de facturation (papier et/ou numérique) existe. Ces contrôles sont choisis et mis en œuvre sous la responsabilité de l’entreprise. Il s’agit de contrôles organisés et permanents.

A l’issue de cet audit, l’entreprise peut définir « une piste d’audit fiable » comprenant :

–           la description du processus de facturation,

–           les contrôles opérés,

–          et les personnes responsables de ces contrôles.

La mise en œuvre de la dématérialisation des factures nécessite donc de maîtriser d’abord son système actuel de facturation pour aborder ensuite la facturation 2.0.